Sebuah cara untuk mengatur dan mengelola keluar masuknya produk atau barang yang dijual tidak boleh dianggap sepele apalagi dianggap sebelah mata.
Mengapa harus diperhatikan dan dilakukan pencatatan? Karena dengan melakukan pembukuan aset fisik secara berkala, kita dapat melihat dan mengetahui stok barang dagangan yang berada di gudang.
Dalam mengaturnya, terdapat sebuah metode yang bernama FIFO, LIFO, FEFO & AVCO.
4 metode tersebut adalah sistem yang biasa digunakan oleh perusahaan di hampir banyak aspek bisnis. Dari setiap metode cara pembukuannya dapat diterapkan dan dicatat secara Periodik maupun Perpetual. Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai bagaimana metode pengelolaan flow produk barang dagang, kami coba untuk mengedukasi sebagai awalan untuk Anda agar dapat memahaminya secara sederhana.
Pencatatan dengan Perpetual adalah mencatat persediaan barang dagangan & harga pokok penjualan yang diperbarui setiap terjadinya perubahan. Dengan kata lain, apabila terjadi transaksi penjualan produk barang dagang akan langsung masuk dalam pembukuan baik secara otomatis atau manual. Sedangkan pencatatan dengan Periodik pencatatan persediaan stok barang dagang dan harga pokok penjualan tidak diperbarui secara terus menerus. Sebaliknya dalam pembelian atau setiap terjadi transaksi akan dibukukan dan dicatat yang biasanya dilakukan secara 1 bulan atau 3 bulan dalam jurnal tunggal.
FIFO (First In, First Out)
Barang pertama kali masuk, juga harus pertama kali yang dikeluarkan atau dijual. Pengertian tentang FIFOdalam pergudangan itu sendiri diimplementasikan pada sektor otomotif, FMCG terutama produk-produk toko minimarket.
FIFO menjadi salah satu SOP gudang logistik yang harus dipahami oleh admin. Pencatatan stok persediaan yang terdapat di dalam laporan akan selalu sama di dalam buku. Metode FIFO sering digunakan sebagai sistem manajemen yang memiliki produk yang cenderung sebagai komponen bahan dari sebuah produksi.
Dengan diterapkannya FIFO sebagai metode pencatatan, produk barang dagang/bahan mentah (raw material) bisa dapat sesegera mungkin untuk keluar dari gudang dan diganti dengan yang baru. Metode sistem ini sangat direkomendasikan dalam dunia pergudangan juga dapat ditunjang ketahanan bahan utamanya dengan menggunakan rak gudang yang sesuai dengan kebutuhan.
Contoh Pembukuan FIFO
| Februari 1 | Persediaan Awal | 91 unit | 12.000 /unit |
| 3 | Pembelian | 131 unit | 12.000 /unit |
| 7 | Penjualan | 72 unit | 17.000 /unit |
| 13 | Pembelian | 190 unit | 15.000 /unit |
| 17 | Penjualan | 79 unit | 16.500 /unit |
| 24 | Penjualan | 84 unit | 19.500 /unit |
| 28 | Penjualan | 54 unit | 19.500 /unit |
FIFO Periodik
| Unit tersedia untuk dijual | 91 + 131 + 190 | 412 |
| Unit terjual | 72 + 79 + 84 + 54 | 289 |
| Unit di akhir persediaan | 412 – 289 | 123 |
| Harga Pokok Penjualan | Unit | Harga /unit | Total |
| Penjualan dari persediaan 1 Feb | 91 | 12.000 /unit | 1.092.000 |
| Penjualan dari pembelian 3 Feb | 131 | 12.000 /unit | 1.572.000 |
| Penjualan dari pembelian 13 Februari | 190 | 15.000 /unit | 2.850.000 |
| 289 | 5.514.000 | ||
| Persediaan Akhir | Unit | Harga /unit | Total |
| Persediaan dari pembelian 13 Februari | 123 | 15.000 /unit | 1.845.000 |
FIFO Perpetual
| Pembelian | Penjualan | Balance | |||||||
| Tanggal | Unit | Harga /unit | Total | Unit | Harga /unit | Total | Unit | Harga /unit | Total |
| Feb 1 | 91 unit | 12.000 /unit | 1.092.000 | ||||||
| 3 | 131 | 12.000 | 1.572.000 | 91 unit | 12.000 /unit | 1.092.000 | |||
| 131 unit | 12.000 /unit | 1.572.000 | |||||||
| 7 | 72 | 17.000 | 1.224.000 | 59 unit | 15.000 /unit | 885.000 | |||
| 13 | 190 | 15.000 | 2.850.000 | 249 unit | 16.500 /unit | 4.108.500 | |||
| 17 | 79 | 16.500 | 1.303.500 | 170 unit | 17.000 /unit | 2.890.000 | |||
| 24 | 84 | 19.500 | 1.638.000 | 86 unit | 15.000 /unit | 1.290.000 | |||
| 28 | 54 | 19.500 | 1.053.000 | 32 unit | 19.500 /unit | 624.000 |
LIFO (Last In, First Out)
LIFO adalah sebuah singkatan dari Last In, First Out yang mana barang yang terakhir kali masuk harus diprioritaskan untuk keluar dari gudang. Metode ini berbanding terbalik dengan FIFO yang mencatat produk yang dimasukkan pertama kali ke dalam penjualan lebih awal.
Umumnya ini semua dipengaruhi oleh regulasi yang ada di setiap perusahaan masing-masing. Sistem LIFO di banyak tempat hanya digunakan untuk temporer saja karena untuk memastikan dari pengaruh kondisi pasar dan berbagai aspek lainnya. Metode ini sangat menguntungkan bagi para pemilik usaha karena mereka dapat menghemat pengeluaran pajak ketika sedang mengalami inflasi.
Alasannya karena pada saat inflasi terjadi, laba yang mereka hasilkan lebih sedikit tetapi tidak akan mempengaruhi laba operasi. Contohnya adalah retail seperti industri baju dengan stok yang lebih lama di dalam gudang dan menunggu terjual ketika tren kembali berubah di kemudian hari. Cara ini juga biasa digunakan untuk mendapatkan laba yang lebih besar dalam trend sesi pakaian yang sedang naik.
Contoh Pembukuan LIFO
| Februari 1 | Persediaan awal | 70 unit | Rp. 15.500 |
| 3 | Pembelian | 150 | Rp. 16.000 |
| 13 | Penjualan | 200 | Rp. 19.500 |
| 21 | Pembelian | 80 | Rp. 16.500 |
| 27 | Penjualan | 40 | Rp. 20.000 |
LIFO Periodik
| Unit tersedia untuk dijual | 70 + 200 + 40 | 310 |
| Unit terjual | 200 + 40 | 240 |
| Unit di akhir persediaan | 310 – 240 | 70 |
| Harga Pokok Penjualan | Unit | Harga /unit | Total |
| Penjualan dari persediaan 21 Feb | 80 | 16.500 | Rp. 1.320.000 |
| Penjualan dari pembelian 3 Feb | 150 | 16.000 | Rp. 2.400.000 |
| Penjualan dari pembelian 21 Feb | 80 | 16.500 | Rp. 1.320.000 |
| Penjualan dari pembelian 27 Feb | 40 | 20.000 | Rp. 800.000 |
| 350 | Rp. 5.840.000 |
| Persediaan akhir | Unit | Harga /unit | Total |
| Persediaan dari pembelian 21 Feb | 70 | 15.500 | Rp. 1.085.000 |
LIFO Perpetual
| Pembelian | Penjualan | Balance | |||||||
| Tanggal | Unit | Harga /Unit | Total | Unit | Harga /Unit | Total | Unit | Harga /Unit | Total |
| Feb 1 | 70 | 15.500 | 1.085.000 | ||||||
| 3 | 150 | 16.000 | 2.400.000 | 70 | 15.500 | 1.085.000 | |||
| 150 | 16.000 | 2.400.000 | |||||||
| 13 | 200 | 19.500 | 3.900.00 | 20 | 15.500 | 310.000 | |||
| 70 | 15.500 | 1.085.000 | |||||||
| 21 | 80 | 16.500 | 1.320.000 | 20 | 15.500 | 310.000 | |||
| 80 | 16.500 | 1.320.000 | |||||||
| 27 | 40 | 20.000 | 800.000 | 40 | 16.500 | 660.000 |
Jadi mana nih yang cocok?
Menurut Planergy, perbedaan metode FIFO atau LIFO itu tergantung pada prioritas, lokasi dan sasaran, namun justru sebaliknya malahan membuat komplikasi dan ribet. Memilih metode penilaian inventaris yang tepat dan relevan untuk perusahaan dan mengelola inventaris agar lebih mudah adalah tujuannya sehingga penerapan kedua metode tersebut dapat diaplikasikan untuk beragam jenis industri khususnya dalam industri retail.
AVCO (Average Cost)
Definisi average cost (AVCO) atau yang sering disebut sebagai Weighted Average Cost (WAC) adalah menghitung persediaan akhir dan harga pokok penjualan berdasarkan perhitungan rata-rata biaya per unit persediaan. Selain metode FIFO dan LIFO, metode AVCO ini juga dapat dicatat dengan sistem periodik serta sistem perpetual.
Rumus AVCO (Average Cost),
Biaya rata-rata = total biaya keseluruhan persediaan / jumlah total seluruh persediaan
Dalam sistem periodik perhitungan harga rata-rata per unit dihitung untuk seluruh persediaan yang ada. Harga rata-rata kemudian dikalikan dengan jumlah unit yang terjual dan jumlah unit masing-masing. Sedangkan dalam sistem persediaan perpetual, kita harus menghitung nilai rata-rata harga per unit setiap transaksi penjualan yang akan dilakukan.
Contoh Pembukuan AVCO / WAC
| 1 Juni | Persediaan Awal | 70 Unit | Rp. 15.500 /unit |
| 3 | Pembelian | 150 unit | Rp. 16.000 /unit |
| 7 | Penjualan | 200 Unit | Rp. 19.500 /unit |
| 19 | Pembelian | 80 Unit | Rp. 16.500 /unit |
| 28 | Penjualan | 40 Unit | Rp. 20.000 /unit |
AVCO Periodik
| Unit tersedia untuk dijual | 70 + 150 + 80 | 300 |
| Unit terjual | 200 + 40 | 240 |
| Unit di akhir persediaan | 280 + 230 | 60 |
| Biaya rata-rata | Unit | Harga /unit | Total |
| Persediaan 1 Juni | 70 | Rp. 15.500 | Rp. 1.085.000 |
| Pembelian 3 Juni | 150 | Rp. 16.000 | Rp. 2.400.000 |
| Pembelian 19 Juni | 80 | Rp. 16.500 | Rp. 1.320.000 |
| 300 | * Rp. 16.020 | Rp. 4.805.000 | |
| *Rp. 4.805.000 รท 300 | |||
| Harga Pokok Penjualan | 230 | Rp. 16.020 | Rp. 3.684.600 |
| Persediaan Akhir | 60 | Rp. 16.020 | Rp. 961.200 |
AVCO Perpetual
| Pembelian | Penjualan | Balance | |||||||
| Tanggal | Unit | Harga /Unit | Total | Unit | Harga /Unit | Total | Unit | Harga /Unit | Total |
| Juni 1 | 70 | 15.500 | 1.085.000 | ||||||
| Juni 3 | 150 | 16.000 | 2.400.000 | 70 | 15.500 | 1.085.000 | |||
| 150 | 16.000 | 2.400.000 | |||||||
| Juni 7 | 200 | 15.850 | 31.700.000 | 20 | 15.850 | 154.000 | |||
| Juni 19 | 80 | 16.500 | 1.320.000 | 20 | 15.850 | 154.000 | |||
| 80 | 16.500 | 1.320.000 | |||||||
| 90 | 15.920 | 1.432.000 | |||||||
| Juni 28 | 40 | 15.920 | 478.000 | 60 | 16.500 | 990.000 | |||
| Juni 31 | 60 | 16.500 | 990.000 |
FEFO (First Expired First Out)
Produk barang dagang yang memiliki tingkat kadaluarsa yang cenderung cepat. Implementasi dari sistem FEFO ini mampu meningkatkan loyalitas atas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan sebagai value tambahan pada sebuah toko.
Implementasi dari metode ini diterapkan pada produk dagang konsumsi yang cenderung penyimpanan yang ketat. Apabila dalam FIFO produk masuk dianggap keluar secara langsung, pada sistem FEFO ini produk dagangan yang akan masuk harus dilihat dengan seksama oleh pemilik/manager toko sehingga masa kadaluarsa produk tersebut dapat langsung dicatat.
Cobalah untuk memperhatikan penempatan produk tersebut pada rak toko tertentu yang digunakan seperti showcase, rak display atau pada box untuk ditempatkan produk dengan masa expired paling cepat untuk ditaruh dipaling ujung luar sehingga konsumen dapat langsung mengambilnya. Terlihat sepele namun kenyataannya masih banyak toko minimarket yang baru muncul mengesampingkan hal ini.
Produk yang biasa diterapkan pada sistem FEFO ini beberapa diantaranya adalah minuman kemasan/berenergi, minuman kaleng, voucher dan segala makanan yang terdapat masa kadaluarsa terecepat.
Ilustrasi mudahnya adalah IGD. Menerapkan metode FEFO ini tidak memandang siapa cepat atau siapa yang telat datang melainkan siapa yang memiliki tingkat terparah dan gawatlah yang harus didahulukan.
Simpel bukan?
Lantas bagaimana dengan catatan pembukuannya?
Jika kita proyeksikan dengan metode konvensional baik LIFO maupun FIFO dapat langsung dipakai untuk sistem ini. Pada aplikasi flow seperti WMS (Warehouse Management System) juga tersedia untuk pencatatan model ini.
Seperti yang telah kami uraikan definisi dan istilah metode LIFO, FIFO, FEFO & AVCO diatas kami dapat Anda jadikan sebagai referensi untuk pencatatan dan pembukuan pengelolaan barang baik pada gudang kecil, toko kelontong modern maupun toko minimarket kecil.
Untuk pemesanan rak toko, rak gudang, rak display dengan tatakan custom bisa percayakan kepada Pabrik Rak Baja PT. ASIK yang telah hingga kini dipercaya oleh berbagai kolega dan mitra bisnis retail di banyak kota di Indonesia untuk penyuplai rak minimarket murah dengan kualitas terbaik.
Jangan lupakan estetika dari penataan sebuah barang produk untuk memaksimalkan hasil yang terbaik.
Hubungi Kami di WhatsApp